Een medewerker laat ChatGPT een lange e-mail samenvatten. Een collega gebruikt AI om een offerte duidelijker te formuleren. Marketing vraagt ideeën voor een campagne en iemand anders zoekt hulp bij een technisch probleem.
Artificiële intelligentie duikt steeds vaker op in de dagelijkse werking van bedrijven.
En dat is niet verwonderlijk.
AI kan teksten schrijven, informatie analyseren, documenten samenvatten en ideeën uitwerken. Taken die vroeger veel tijd vroegen, kunnen plots een stuk sneller verlopen.
Maar wat gebeurt er wanneer een antwoord overtuigend klinkt en toch niet correct is?
Een recente interventie bij een hotel-brasserie toont waarom AI een krachtige assistent kan zijn, maar niet zomaar de plaats van menselijke expertise kan innemen.
Wat is artificiële intelligentie eigenlijk?
Artificiële intelligentie, meestal afgekort als AI, is een verzamelnaam voor computersystemen die taken uitvoeren waarvoor normaal menselijke intelligentie nodig is.
Denk aan taal verwerken, patronen herkennen, informatie analyseren en aanbevelingen formuleren.
Generatieve AI, zoals ChatGPT en Microsoft Copilot, kan nieuwe inhoud maken op basis van je vraag en de informatie die je meegeeft.
Je kunt bijvoorbeeld vragen om:
- een tekst of e-mail op te stellen;
- een lang document samen te vatten;
- informatie te structureren;
- ideeën voor een project te verzamelen;
- gegevens uit een tabel te analyseren;
- of mogelijke oplossingen voor een probleem te formuleren.
Het antwoord kan bijzonder nuttig zijn. Maar AI begrijpt je bedrijf, klant of technische omgeving niet automatisch zoals een medewerker of specialist dat doet.
Waar kan AI een KMO helpen?
Je hoeft geen groot technologiebedrijf te zijn om voordeel te halen uit AI.
Een eerste versie van een offerte, vacature, procedure of sociaal bericht opstellen kost tijd. AI kan helpen om de structuur te bepalen, moeilijke informatie eenvoudiger uit te leggen of een bestaande tekst duidelijker te formuleren.
Ook lange documenten, e-mailwisselingen en vergaderverslagen kunnen sneller worden verwerkt. AI kan de belangrijkste punten samenvatten, actiepunten verzamelen of verschillen tussen documenten zichtbaar maken.
Daarnaast kan AI als klankbord dienen. Je kunt verschillende ideeën verkennen, mogelijke vragen verzamelen of een eerste plan laten uitwerken.
Sommige terugkerende administratieve taken kunnen gedeeltelijk worden ondersteund of geautomatiseerd. Denk aan het structureren van gegevens, voorbereiden van standaarddocumenten of beantwoorden van veelgestelde vragen.
De grootste winst zit vaak niet in het volledig vervangen van een medewerker, maar in het versnellen van de eerste stappen.
De inhoud, beslissing en controle blijven bij jou.
Een overtuigend antwoord is niet altijd correct
AI kan heel zelfzeker klinken.
Een antwoord kan duidelijk opgebouwd zijn, technische termen bevatten en precies uitleggen welke stappen je moet uitvoeren. Daardoor ontstaat gemakkelijk de indruk dat het advies betrouwbaar is.
Maar AI werkt alleen met de informatie die beschikbaar is.
Ontbreekt er belangrijke context? Is de vraag onduidelijk? Of kan een bepaalde term op verschillende manieren worden geïnterpreteerd?
Dan kan het antwoord onvolledig of fout zijn.
Dat wordt vooral belangrijk wanneer een advies gevolgen kan hebben voor betalingen, reservaties, beveiliging, bedrijfsgegevens of de continuïteit van je onderneming.
Hoe groter de mogelijke impact, hoe belangrijker menselijke controle wordt.
Van netwerkprobleem naar volledige uitval
Een hotel-brasserie kreeg na een feestje te maken met een netwerkstoring.
Enkele gasten hadden zelf iets op het netwerk aangesloten, waarna de verbinding uitviel.
De gevolgen waren onmiddellijk voelbaar.
Bestaande kamerreservaties konden niet meer geraadpleegd worden en nieuwe reservaties konden niet ingeboekt worden. Lightspeed was onbereikbaar, waardoor bestellingen niet meer tot in de keuken geraakten.
Klanten konden niet meer met de bankkaart betalen en ook de interne communicatie viel stil.
Zowel het hotel als de brasserie stond stil.
De eigenaar probeerde het probleem eerst zelf op te lossen. Hij stuurde enkele foto’s naar ChatGPT en kreeg het advies om de Ubiquiti-firewall volledig te resetten.
Maar wat betekende “resetten” hier precies?
Een toestel even herstarten is iets heel anders dan het terugzetten naar de fabrieksinstellingen.
In dit geval werd een volledige fabrieksreset uitgevoerd. Daardoor verdween ook de bestaande netwerkconfiguratie.
De VLAN’s en aparte netwerken voor onder andere Lightspeed, de camera’s, de access points en het gastennetwerk waren niet meer beschikbaar. De toestellen konden niet langer correct met elkaar communiceren.
Een netwerkstoring die eerst onderzocht moest worden, was plots een volledige heropbouw van de omgeving geworden.
Waarom kon AI de situatie niet beoordelen?
ChatGPT beschikte alleen over enkele foto’s en de beschrijving van de gebruiker.
Het systeem kende de bestaande configuratie niet. Het wist niet welke VLAN’s gebruikt werden, hoe de toestellen met elkaar verbonden waren of welke bedrijfssystemen afhankelijk waren van het netwerk.
Het kon ook niet controleren of er een actuele back-up beschikbaar was.
Dat is het verschil tussen een mogelijke suggestie en een volledige technische diagnose.
Een IT-specialist bekijkt niet alleen één toestel. Die onderzoekt de volledige omgeving, de afhankelijkheden tussen systemen, de mogelijke gevolgen van een handeling en de manier waarop een wijziging kan worden teruggedraaid.
Ook OpenAI geeft aan dat een verzorgd antwoord onvolledig of fout kan zijn. Belangrijke informatie en ingrijpende acties moeten daarom gecontroleerd worden voordat je het resultaat gebruikt.
AI kan je oordeel ondersteunen. Het mag je oordeel niet zomaar vervangen.
Eerst begrijpen, dan pas ingrijpen
Toen Noventum ter plaatse kwam, was de installatie voor ons volledig nieuw.
We zijn daarom niet meteen beginnen configureren.
Eerst controleerden we alle technische ruimtes en netwerktoestellen. We brachten in kaart welke apparatuur aanwezig was, hoe de toestellen met elkaar verbonden waren en welke netwerken en VLAN’s gebruikt werden.
Daarna bouwden we de omgeving stap voor stap opnieuw op.
De firewall werd geconfigureerd, de verschillende netwerken werden opnieuw ingesteld en alle Ubiquiti-toestellen werden opnieuw geprovisioneerd en gekoppeld.
Vervolgens testten we samen met de klant ieder onderdeel tot alles opnieuw werkte zoals het hoorde.
Een tweetal uur later waren het hotel en de brasserie opnieuw operationeel.
We maakten meteen ook een back-up van de volledige configuratie. Wanneer er in de toekomst opnieuw iets misloopt, kan het netwerk daardoor sneller en gecontroleerder worden hersteld.
AI gebruiken als assistent, niet als automatische piloot
Deze case betekent niet dat je AI beter vermijdt.
AI kan perfect helpen om mogelijke oorzaken te verzamelen, technische termen uit te leggen of gerichte vragen voor een specialist voor te bereiden.
Maar voordat je een belangrijke handeling uitvoert, stel je best enkele bijkomende vragen.
Wat zijn de mogelijke gevolgen? Kan de handeling gegevens of instellingen verwijderen? Is er een back-up? Kan de wijziging worden teruggedraaid? En beschikt AI wel over voldoende informatie om de situatie te beoordelen?
Enkele duidelijke afspraken helpen om AI veiliger te gebruiken:
- controleer belangrijke feiten, cijfers en instructies;
- behandel een AI-antwoord als een voorstel, niet als een garantie;
- geef voldoende context en vermeld wat niet gewijzigd mag worden;
- vraag naar risico’s en mogelijke gevolgen;
- maak een back-up vóór je een ingrijpende wijziging uitvoert;
- deel niet zomaar wachtwoorden, persoonsgegevens of vertrouwelijke documenten;
- laat bedrijfskritische handelingen controleren door een specialist.
Soms is de verstandigste volgende stap niet zelf iets uitvoeren, maar tijdig hulp inschakelen.
Hoe helpt Noventum je verantwoord digitaliseren?
Bij Noventum kijken we niet alleen naar één toepassing, maar naar de volledige digitale omgeving waarin je medewerkers werken.
We helpen Belgische KMO’s onder andere met:
- 🤖 AI & digitale toepassingen: We bekijken waar AI en automatisering praktisch kunnen helpen, zonder technologie te gebruiken omdat het toevallig populair is.
- ⚙️ Microsoft 365 & cloud: We richten je digitale werkomgeving correct in, zodat medewerkers veilig en efficiënt kunnen samenwerken.
- 🔐 Beveiliging & toegangsbeheer: We bepalen welke gegevens en systemen medewerkers nodig hebben en hoe je die toegang beschermt.
- 💾 Back-up & herstel: We beschermen belangrijke bedrijfsgegevens en configuraties en bekijken hoe snel je onderneming kan herstellen.
- 🔎 IT-infrastructuur & monitoring: We brengen je volledige omgeving in kaart, volgen die actief op en voorkomen problemen zoveel mogelijk.
- 👥 Duidelijke afspraken: We stellen praktische richtlijnen op over welke toepassingen medewerkers mogen gebruiken en welke informatie ze ermee mogen delen.
Onze aanpak is eenvoudig: AI inzetten waar het waarde toevoegt, menselijke controle behouden waar de gevolgen belangrijk zijn en zorgen dat de IT-basis betrouwbaar blijft.
Hoe gebruikt jouw onderneming AI vandaag?
Gebruiken medewerkers al ChatGPT, Copilot of andere AI-toepassingen? Weet je welke informatie ze ermee delen? En zijn er duidelijke afspraken over wat AI zelfstandig mag doen?
Je hoeft AI niet blind te vertrouwen. Je hoeft het ook niet uit angst te vermijden.
De juiste aanpak ligt ertussenin: begrijpen wat de technologie kan, duidelijke grenzen afspreken en weten wanneer menselijke expertise nodig blijft.
Noventum helpt je om je digitale omgeving in kaart te brengen, risico’s te herkennen en technologie veilig en praktisch in te zetten.
Geen ingewikkeld technisch verhaal, maar duidelijke afspraken en oplossingen die passen bij jouw onderneming.
