Welke gegevens verwerken wij, per categorie betrokkene?
2.1 Websitebezoekers, contact- en offerteaanvragen
Via ons contactformulier verwerken wij: voor- en achternaam, e-mailadres, telefoonnummer (optioneel), onderwerp en de inhoud van uw bericht. Daarnaast verwerken wij technische gegevens over uw bezoek (zie punt 3, technische logs, en punt 7, Google Analytics).
Doel: uw vraag beantwoorden of een offerte opmaken.
Rechtsgrond: gerechtvaardigd belang (art. 6.1(f) AVG) om te reageren op een vraag die u zelf initieert, en, waar van toepassing, de precontractuele stappen richting een overeenkomst (art. 6.1(b) AVG).
2.2 Gratis IT-auditaanvragen
Via het formulier op /gratis-it-audit verwerken wij: voor- en achternaam, bedrijfsnaam, e-mailadres, telefoonnummer, aantal medewerkers (categorie) en een beschrijving van uw IT-situatie.
Doel: de audit inplannen en voorbereiden, en u nadien een verslag en eventueel voorstel bezorgen.
Rechtsgrond: precontractuele stappen op uw verzoek (art. 6.1(b) AVG) en gerechtvaardigd belang (art. 6.1(f) AVG).
2.3 Klant- en leveranciersadministratie, facturatie
Van klanten en leveranciers (of hun contactpersonen) verwerken wij: identificatie- en contactgegevens, functie, bedrijfsgegevens, contractuele afspraken en facturatiegegevens (o.a. voor gestructureerde elektronische facturatie, zie onze algemene voorwaarden).
Doel: uitvoering van de overeenkomst, boekhoudkundige en fiscale verplichtingen.
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst (art. 6.1(b) AVG) en wettelijke verplichting (art. 6.1(c) AVG, o.a. boekhoud- en btw-wetgeving).
2.4 Supporttickets, monitoring en dienstverlening
In het kader van Managed IT, helpdesk en aanverwante diensten verwerken wij contactgegevens van gebruikers bij de klant, ticketinhoud, en technische/systeemgegevens die nodig zijn om de dienstverlening (o.a. monitoring van door de klant beheerde systemen) uit te voeren. Voor zover dit persoonsgegevens van de klant of diens medewerkers/klanten betreft, treedt Noventum hierbij op als verwerker namens de klant, conform de toepasselijke verwerkersovereenkomst.
Doel: IT-dienstverlening uitvoeren namens de klant.
Rechtsgrond: uitvoering van de overeenkomst tussen Noventum en de klant; de klant blijft zelf verwerkingsverantwoordelijke voor de gegevens van zijn eigen medewerkers en klanten.
2.5 Sollicitaties, motivatiebrieven en cv's
Van sollicitanten verwerken wij: naam, contactgegevens, cv, motivatiebrief en de overige gegevens die u ons vrijwillig bezorgt via het sollicitatieformulier of per e-mail.
Doel: beoordeling van uw sollicitatie en, indien relevant, opvolging van een sollicitatieprocedure.
Rechtsgrond: precontractuele stappen op uw verzoek (art. 6.1(b) AVG).
Bewaartermijn: TODO — Noventum moet nog een concrete bewaartermijn voor sollicitatiegegevens vastleggen (gangbare praktijk is maximaal 1 tot 2 jaar na afronding van de procedure bij niet-weerhouden kandidaten, tenzij u toestemming geeft voor langere bewaring met het oog op toekomstige vacatures).